Antes del COVID 19, sólo dos de cada diez empresas ya se encontraban aplicando aunque sea de manera parcial, la modalidad del Home Office o teletrabajo, como se le conoce en México.
Frase: El 80% de las empresas no tenían idea de cómo trabajar bajo este esquema cuando la pandemia los obligó a enviar a sus colaboradores a casa.
¿Por qué un plan de comunicación interna?
Es sencillo: porque ofrece confianza a los trabajadores, certeza sobre el camino a seguir, seguridad de que todos conocen los lineamientos para el cumplimiento de objetivos y la tranquilidad de que se compartirá la misma visión del negocio. Si mantenemos procesos efectivos de comunicación interna podemos evitar que la situación de crisis se vuelva aún peor. Hoy, más que nunca, es muy importante lograr una comunicación efectiva con nuestros colaboradores.
Para lograrlo es momento de ver hacía el interior. Más allá de nuestros planes de marketing y búsqueda de nuevas estrategias para atraer clientes, es necesario crear un plan de comunicación interno que permita se cumplan los objetivos y se logre trabajar de manera responsable y a la vez armoniosa. Es importante escuchar a los colaboradores e involucrarlos para llevar a cabo un nuevo análisis DAFO de la empresa (Debilidades y Fortalezas). Un diagnóstico adecuado será la clave para salir vivo de esta crisis.
El paso a paso de un Plan de Comunicación Interna para Home Office:
1.- Seleccionar los medios de comunicación
Normalmente las organizaciones tienen algunos medios para llevar a cabo su comunicación interna como correos electrónicos o boletines que son colocados en un lugar específico dentro de la empresa para que puedan ser leídos por todos los trabajadores que no tienen fácil acceso a la tecnología. Ahora, ante esta crisis que estamos viviendo, la comunicación puede ser mucho más complicada. Primero que nada, es necesario hacer un análisis sobre las posibilidades de cada uno de nuestros trabajadores; si cuentan con teléfono celular, con computadora y con Internet en casa. Una vez definido el medio, deberá informarse a cada uno sobre cómo será este proceso de comunicación. Dependiendo de las funciones que cada uno desempeña, la empresa tal vez deberá ofrecerles algunas herramientas.
2.- Gestionar grupos primarios
Los líderes deberán compartir la información a su equipo directo de colaboradores. De esta manera es más fácil llegar a todos los trabajadores.
3.- Generar confianza
En la medida en que nuestros empleados se sientan tomados en cuenta e informados sobre la situación real de la empresa, su compromiso crecerá proporcionalmente. No hay nada que le haga más daño a una organización que los rumores, generalmente creados por la incertidumbre y no necesariamente reflejando la realidad. Si un trabajador está desmotivado o asustado creyendo que va a quedarse sin empleo, su productividad disminuirá considerablemente. En cambio, si sus superiores le informan que la situación es difícil pero que se está buscando conservar los empleos, el trabajador aumentará su desempeño para ayudar a la empresa y lograr así mantener dicho trabajo.
4-.-Impulsar la motivación
En todo momento las personas necesitan ser reconocidas. La situación que hoy estamos viviendo incrementa la necesidad de saber que se es parte real de una organización y que sin importar cuál es la labor que se desempeña, ésta es tomada en cuenta. Reconocer el esfuerzo y dar valor al trabajo realizado generará también que los trabajadores, dicho coloquialmente, se pongan la camiseta.
5.- Establecer objetivos claros y medibles
Cada uno de los trabajadores debe tener claro qué se espera de él, y a su vez el empleado debe corresponder cumpliendo de manera oportuna con sus obligaciones. Las diferentes tareas a desempeñar deben tener tiempos claros y establecidos para ser cumplidos.
El teletrabajo nos está obligando a tener una comunicación mucho más eficiente. El trabajo a distancia, cuando no se está acostumbrado a desempeñarlo, puede provocar un sinnúmero de malos entendidos y malas prácticas. Trabajar desde casa no significa hacerlo a la hora que se quiera o como se quiera. Se debe procurar un espacio que contribuya a la concentración evitando las distracciones caseras. Por otro lado es importante establecer un horario de trabajo para uno mismo y los colaboradores; esto es parte importante de lo que debe contener el plan de comunicación interna. El hecho de encontrarse en confinamiento no significa disponibilidad 24/7 para los empleados; tampoco para directivos. Es importante tener tiempo de esparcimiento, de convivencia familiar y descanso.
El Home Office, el teletrabajo, llegó para quedarse. Sea de manera total o parcial, esta nueva realidad nos obliga urgentemente a elevar nuestra capacidad de adaptación. Entre más efectiva sea nuestra comunicación interna más fortaleza tendremos como organización y más certeza le daremos a nuestros clientes. Ahora, más que nunca, el corazón de las empresas es su gente.
