¿Cómo responder a una crisis global que nos obliga a estar en aislamiento y tratar de seguir productivo?
Una respuesta posible para enfrentar la presenta situación que el mundo padece y nos afecta seriamente, nos reta a ser creativos para mantener la productividad de nuestras empresas en el ámbito gerencial, el home office o la operación remota se ha convertido en la solución . . . pero sabes cómo implementarlo?
Ciertamente en México es una modalidad que está en una estadía primaria y con la pandemia pues exige un ritmo acelerado para su implementación. Con gran fortuna la penetración del internet en zonas urbanas es casi del 100%, esto ayuda a que la comunicación remota se dé con diligencia.
Pero el tener Whatsapp, correo electrónico y demás formas de comunicación incluyendo la video conferencia no quiere decir que tengamos resuelto el tema, el gran reto es establecer metodologías que brinden organización y productividad a un equipo.
Quién, cuándo y cómo hacerlo son las primeras preguntas. Al ser líder en su empresa, debe predicar con estrategias laborales para que su equipo se mantenga activo eficientemente.
Les comparto algunos de los lineamientos que harán que el inicio de un home office con su equipo sea exitoso. Lo divido en un esquema de tres pasos.
1) Líderes: reconocer los líderes internos de la empresa o el líder que pueda asumir el rol para el manejo de contingencias para que su respuesta sea ágil y flexible. Este colaborador deberá estar informado de primera mano, priorizar acciones, armar y ejecutar planes de corto plazo y poder tener la capacidad de responder rápidamente para cambiar el plan de acción en caso de ser requerido.
2) Equipo: Saber qué piensan los colaboradores que intervendrán en esta implementación, una encuesta en línea será muy útil. Un diagnóstico de la conectividad, si su responsabilidad puede realizarse a distancia. Determinar el porcentaje del trabajo que puede ser realizado en forma remota. Proponer las metas, prioridades y el plazo para lograrlas. Según las necesidades de los proyectos a trabajar remotamente, elegir la plataforma en la cual se trabajará, podemos considerar Trello, una app para la gestión de proyectos en equipos e integración de avances; Monday, que de igual manera ayuda a la visualización del avance de proyectos de manera integral e individual. Puede buscar más opciones en la tienda de aplicaciones de su preferencia buscando solución a gestión de proyectos.
3) Y por último deberá establecerse las reglas del juego: Horarios flexibles, horarios de las juntas y su metodología, visualización de avances, herramientas de comunicación (Zoom, Skype, Hangout, Drive, Drop Box). Puntualizar si los servicios requeridos serán previstos por la empresa o por el colaborador para generar la sinergia esperada. Debemos considerar NO tener distractores y comunicar a los miembros de la familia las reglas de horarios para trabajar, vestirnos cómodos para vernos bien, no hacernos adictos a la pijama que no ayuda a un estado productivo, tener un lugar asignado y un gran ánimo de dar nuestro 100% de concentración. Ser muy productivo para dar resultados en el menor tiempo posible.
Las herramientas indispensables para los miembros del equipo son:
- Una computadora portátil (de la empresa o propia)
- Acceso al internet y a la plataforma elegida
- Celular
- Un líder flexible
Entendiendo que llevar el trabajo a casa también conlleva una responsabilidad moral y ética para que toda información y proyectos guarden la confidencialidad que merece para tratarla como si estuviéramos físicamente en la oficina.
Enfrentamos una gran encrucijada, un momento de cambio y de toma de decisiones. El mundo no será igual y quienes se adapten a las difíciles circunstancias serán los que tomen acción al cambio. Esperemos que, al término de este gran reto, hayamos tomado la oportunidad de cambiar para mejores prácticas y abrazar la tecnología para tener mejor relación con nuestra empresa, comunidad y familia.
