Cuando decimos que trabajamos en la nube, no es precisamente que tengamos un espacio etéreo no físico, si no viene de un término que se llama CLOUD COMPUTING.
Este término nos da a entender que estamos utilizando algunas aplicaciones o programas que están disponibles a través del internet. Estas soluciones no las tenemos instaladas en nuestros equipos de cómputo o en una red local.
El considerar usar estas herramientas nos facilita en mucho el trabajo individual como el trabajo en equipo, ahora es muy favorable para el HOME OFFICE, o el trabajo coordinado de equipos que colaboran en formato remoto.
Existen muchas ventajas de trabajar en la nube…
Antes que nada se tiene que tomar la decisión en qué plataforma se va a trabajar en la nube. Esta consideración debe estar apegada para ser una solución amigable para el estilo de trabajo, sistemas de comunicación que el usuario individual o equipo tenga (Apple, Google, Microsoft…)
El almacenar los documentos en la nube conlleva mucha responsabilidad para no poner en riesgo la información de una posible pérdida o robo, garantizando la seguridad a través de contraseñas seguras, servidores de alta seguridad, respaldo de la información y que sean proveedores garantizados.
El administrador de la plataforma puede invitar a usuarios a tener acceso a los archivos en diferentes niveles para que sean administradores, editores o solo lectores. La información esta accesible a través de usuario/contraseñas y por medio de diferentes dispositivos, tanto móviles, tablets como computadoras de escritorio y laptops. Podemos guardar todo tipo de archivos, como documentos de texto, audios, video, fotos y archivos nativos de otros programas, por ej.: XML, XLS, PDF, PSD, CRD, en fin todo lo que se interprete como un archivo digital podrá ser almacenado en la nube. Lo indispensable es una conexión a internet o wifi. Este es un gran valor agregado por que podemos trabajar en cualquier lugar, a cualquier hora y en cualquier equipo con conexión a la red, una gran flexibilidad a nuestras manos.
Pero, ¿Cuáles son aquellas plataformas que nos den esta solución?
Aquí mencionaremos algunas que son gratuitas y se acoplan al estilo de trabajo con el cual el equipo se puede sentir cómodo para manejarlas. Cada sistema operativo ofrece una opción, como lo es Google Drive muy amigable para usuarios de la plataforma Google, además que es compatible con todos los dispositivos. Microsoft tiene ONE DRIVE, siendo este nativo para Windows, entre otros como: Evernote, Wetransfer, etcétera.
Cabe señalar, que muchas de estas plataformas tienen un nivel de almacenamiento básico gratuito con una cantidad limitada de espacio, por lo que se debe de tomar en consideración el aumentar el espacio por un costo adicional para cubrir nuestras necesidades por el peso de los archivos que puede rebasar el nivel gratuito.
Existen plataformas más complejas con costos por su uso orientadas a fomentar la productividad en equipos siendo como Monday, Hubspot, etcétera.
Entendamos que cada vez la impresión de documentos se requiere menos, y que la práctica de uso de archivos digitales es mas sustentable para las organizaciones y más ahora que los papeles pueden ser un factor de transmisión de infecciones.
Ahora desde una perspectiva individual, tomemos la iniciativa de tener los documentos más importantes en digital para agilizar nuestros procesos y gestión tanto familiar como profesional. Parte de la transformación digital es tener la disponibilidad de los archivos de manera inmediata en un acervo o librería en la nube, por lo que las organizaciones están invitadas a generar este cambio.
